Qu’est-ce que Notion ?
Notion est devenu l’outil de productivité ultime pour organiser son travail et sa vie personnelle.
Il présente de nombreux atouts face aux autres outils dédiés à la prise de note comme OneNote, Evernote et Google Keep.
Notion c’est une application collaborative « tout-en-un » de prise de notes, de base de données, de wiki, de suivi de tâches, de gestion de projets et de la connaissance accessible depuis n’importe quel navigateur.
Il permet de combiner efficacement des textes tels que des logiciels de prise de notes ou de traitement de texte (Word, Evernote), des tableaux de gestion de projet (Trello, Asana), des bases de données (Excel, Airtable, Google Sheets) et de faire facilement des liens entre toutes ces données pour les organiser. L’application vous permet également de stocker et de partager tous types de documents (PDF, Powerpoint, Drive, …).
Interface minimaliste facilitant la prise en main Notion est un outil puissant pour augmenter sa productivité.
Vous constaterez que Notion a plus d’une corde à son arc.
A ce stade vous vous demandez ce qu’est Notion ? Dans le présent article, nous souhaitons vous apporter quelques éléments de réponses pour que vous ayez un aperçu des principales fonctionnalités. Vous constaterez qu’il se révèle très utile pour centraliser ses notes, ses idées ou ses tâches importantes.
Démarrer avec Notion
Pour commencer à utiliser Notion, allez sur le site Internet de Notion depuis lequel vous pourrez créer un compte en choisissant le mode d’inscription de votre choix compte Google, Apple ou encore avec votre adresse email.
Pour utiliser Notion depuis votre Mac ou votre PC, il est recommandé de télécharger l’application. A noter que Notion est également disponible sous forme d’application mobile pour les smartphone et tablette sous iOS.
Notion comprend encore une extension pour votre navigateur Web qui vous permet de capturer des articles entiers, des images, du texte sélectionné et toutes les pages Web qui vous inspirent.
Comment utiliser Notion ?
Travailler avec des pages et des blocs
La structure de Notion est constituée par des pages simples. Tout élément peut devenir une page dans laquelle vous pouvez notamment ajouter des titres, des images, des liens, des sous-pages directement dans la page mère.
Les éléments de contenu de ces pages sont appelés blocs.
Chaque bloc est un élément distinct. Ainsi le paragraphe est un bloc, le titre un bloc et les images sont des blocs.
Les blocs sont tous accessibles en tapant « / ». A partir de là, vous pouvez commencer à créer un nouveau titre, une liste de puces, une feuille de calcul ou même créer une nouvelle page qui sera intégrée à votre document de travail.
Les blocs peuvent être déplacés très facilement et convertis en autres types de blocs en quelques clics.
Il est possible de personnaliser la page en ajoutant une image de couverture ou une icône illustrant le contenu de la page.
Parcourir vos pages avec la barre latérale gauche
Notion utilise une structure de page hiérarchique où vous pouvez avoir des sous-pages de pages. Vous pouvez ainsi créer une liste de pages accessibles depuis une même page.
La hiérarchie de vos pages se retrouve dans barre latérale gauche de Notion où votre contenu sera structuré pour faciliter la navigation entre vos pages personnelles et professionnelles. Cette barre latérale est divisée en plusieurs parties dans lesquelles vos pages sont organisées.
Pages de l’espace de travail
Toutes vos pages seront accessibles depuis là. Elle sont organisées avec une structure hiérarchique.
Comme nous l’avons indiqué vous aurez des sous-pages qui seront imbriquées les unes dans les autres. Les pages imbriquées apparaissent lorsque vous développez une page à partir de la barre latérale ou lorsque vous la visualisez dans l’éditeur.
Pages partagées
Notion permet une gestion collaborative avec notamment la possibilité de partager une page avec des invités. Les pages que vous avez partagé apparaîtront sous cette section.
Pages privées
Les pages que vous créez sont toujours privées. Elles apparaîtront sous cette partie.
Favoris
Pour accéder rapidement à votre contenu, il sera possible d’épingler vos pages les plus importantes pour les placer sous la section favorites.
Modèles, Importer, Corbeille
En bas de la barre latérale, vous trouverez d’autres fonctionnalités essentielles pour votre espace de travail. Vous pourrez notamment accéder au catalogue de modèles pour différents cas d’utilisation tant pour un usage professionnel que personnel.
Notion comprend une fonction d’import de fichiers de plusieurs applications/logiciels ou de différents formats.
Enfin, il y a la corbeille contenant toutes les pages supprimées de vos espaces de travail. A partir de la corbeille, vous pourrez supprimer définitivement les pages qui ne sont plus utiles. Il est également possible de restaurer les pages que vous avez supprimées par erreur.
Organiser les pages en base de données
Avec Notion, les utilisateurs peuvent créer des tables fonctionnant comme une base de données relationnelles pour organiser ses idées ou ses projets. Selon les besoins, les utilisateurs peuvent créer plusieurs vues pour la base de données, notamment une vue de liste, une vue de galerie, un tableau (comme kanban), une vue de calendrier,…Chaque élément d’une base de données Notion est également une page à part entière dans laquelle vous pourrez ajouter n’importe quel contenu.
L’objectif d’une base de données sur Notion est de rassembler dans un seul et unique lieu une grande quantité d’informations. Les données pourront être filtrées et triées sur des parties spécifiques de la base de données.
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Démarrer à partir d’un modèle
L’utilisation de templates est recommandée pour gagner du temps. Lorsque vous arrivez la première fois sur Notion, vous aurez accès déjà à quelques modèles accessibles depuis votre barre latérale.
Vous pouvez les conserver et les modifier ou les supprimer.
Comme nous l’avons vu ci-dessus, il est possible d’accéder à la collection des modèles du site de Notion où il est proposé un choix important de modèle. La plupart de ces modèles sont développés par la communauté et Notion sélectionne les meilleurs dans sa galerie de modèles. La collection est organisée en différentes catégories, ce qui facilite la recherche des meilleurs modèles Notion pour le travail.
Il existe plusieurs site Internet dans lequel vous pourrez trouver des modèles supplémentaires.
Conclusion
Notion est l’un des outils les plus populaires et les plus flexibles. C’est une solution de productivité tout-en-un avec un croisement entre l’application de prise de notes (OneNote), les listes de tâches (Todoist), Kanban (Trello), le calendrier (Google Calendar) et les applications de gestion de base de données (Airtable). Vous pouvez donc prendre des notes, créer des tâches et gérer des projets. Notion est l’application parfaite pour tout gérer sur une seule plateforme. Elle est parfaite pour les entreprises avec des petites équipes, ainsi que pour les projets personnels et l’organisation du contenu. L’interface est propre et belle et l’expérience globale est très conviviale.
Si vous chercher un nouvel outil de prise de notes, ou tout simplement un outil collaboratif pour votre petite équipe, Notion est l’outil qu’il vous faut !